La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos ya tiene calendario: la orden que regula la solución pública de la Agencia Tributaria se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y con ella empiezan a contar los plazos. Te resumimos qué exige la norma, qué formatos se admiten, qué fechas te tocan y cómo preparar Sage 200.
Factura electrónica obligatoria en resumen
- Qué es: la obligación de emitir y recibir en formato electrónico estructurado todas las facturas entre empresarios y profesionales.
- Más de 8 millones de euros de facturación: obligatoria a los 12 meses de la entrada en vigor de la orden, en octubre de 2027.
- Resto de empresas y autónomos: a los 24 meses, en octubre de 2028.
- Formatos: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Un PDF por correo deja de valer.
- Novedad clave: el receptor tiene que comunicar la aceptación, el rechazo y el pago de cada factura.
De la Ley Crea y Crece al reglamento
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, estableció que todas las facturas entre empresarios y profesionales debían ser electrónicas. Su objetivo principal es combatir la morosidad: si las facturas circulan en formato estructurado y se sabe cuándo se pagan, es posible controlar los plazos de pago entre empresas.
La ley necesitaba desarrollo reglamentario, y ha llegado en dos pasos:
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Regula el sistema de facturación electrónica obligatoria, las plataformas privadas de intercambio, los estados de la factura y modifica el Reglamento de facturación.
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Regula la solución pública de facturación electrónica y, con su entrada en vigor, pone en marcha el cómputo de los plazos.
Plazos de la factura electrónica obligatoria
Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial, el 6 de octubre de 2026:
| Quién | Plazo | Fecha aproximada |
|---|---|---|
| Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año anterior | 12 meses | Octubre de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales, incluidos los autónomos | 24 meses | Octubre de 2028 |
La norma fija los plazos en meses, no en un día concreto, por lo que te recomendamos tomar como referencia octubre de 2027 y octubre de 2028 y confirmar la fecha exacta con tu asesor fiscal. La Agencia Tributaria tiene que poner la solución pública a disposición de los usuarios al menos dos meses antes de que empiece a aplicarse.
Quedan fuera, entre otras, las facturas simplificadas (salvo las cualificadas) y algunas operaciones de sectores concretos que el reglamento excluye.
Formatos admitidos
La factura en PDF deja de servir para estas operaciones: hace falta un formato estructurado que un programa pueda leer sin intervención humana. Todos deben respetar el modelo semántico de la norma europea EN 16931. Las sintaxis admitidas son:
- UBL, que es la que utiliza la solución pública de la AEAT.
- CII (Cross Industry Invoice).
- EDIFACT, habitual en empresas que ya intercambian documentos por EDI con la gran distribución.
- Facturae, el formato que ya conoces si facturas a las administraciones públicas a través de FACe.
Solución pública o plataforma privada
Puedes enviar y recibir facturas electrónicas de dos maneras. La primera es la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, gratuita, a la que se accede con certificado electrónico o Cl@ve y que permite emitir, recibir, consultar facturas y comunicar su estado. La segunda es una plataforma privada de intercambio, que debe interconectarse con las demás, convertir entre formatos sin alterar el contenido y remitir a la solución pública una copia fiel de cada factura en UBL.
Estados de la factura
La novedad que más cambia el día a día no es el formato, sino la obligación de informar de lo que pasa con cada factura después de recibirla. El receptor tiene que comunicar, en los plazos que fija el reglamento:
- La aceptación o el rechazo comercial, total o parcial.
- El pago efectivo completo de la factura y su fecha.
- Los pagos parciales y, en su caso, la cesión de la factura a un tercero.
El emisor puede informar, de forma voluntaria, del cobro o del impago. Esto obliga a conectar la contabilidad de proveedores y la tesorería con el circuito de facturas, algo que muchas empresas hoy gestionan por separado.
Relación con Verifactu
Son obligaciones distintas. Verifactu regula cómo debe funcionar el programa con el que emites facturas para que no se puedan manipular; la factura electrónica regula cómo se entrega la factura al cliente y cómo se informa de su estado. Una empresa tendrá que cumplir ambas.
Hacienda quiere que avancen juntas. En su nota del 5 de octubre de 2026 anunció que aplazará las obligaciones pendientes de Verifactu hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica de las empresas de hasta 8 millones de euros, y que después ajustará ambos sistemas. Ese aplazamiento todavía tiene que publicarse en el BOE.
Cómo preparar la factura electrónica con Sage 200
Sage adapta Sage 200 a los requisitos normativos. Nuestro trabajo como Service Delivery Partner oficial de Sage es que esa adaptación encaje con tu forma de facturar:
- Inventario de flujos. Identificamos qué clientes y proveedores son empresas o autónomos, cuáles ya trabajan por EDI o Facturae y qué volumen de facturas mueves cada mes.
- Datos maestros. Revisamos NIF, direcciones y datos fiscales de clientes y proveedores, porque una factura estructurada con datos incompletos se rechaza.
- Emisión y recepción. Definimos si usarás la solución pública, una plataforma privada o ambas, y cómo se integran con Sage 200. Si hace falta conectar otra aplicación, lo hacemos mediante la API de Sage 200.
- Estados y pagos. Diseñamos cómo se comunicarán aceptaciones, rechazos y pagos desde la contabilidad y la tesorería, con los ajustes o desarrollos a medida que necesites.
- Pruebas y formación. Probamos el circuito completo antes de la fecha que te corresponda y formamos a administración y contabilidad.
Si facturas más de 8 millones de euros, tienes un año por delante: es un plazo corto para un cambio que toca facturación, compras y tesorería. Si estás por debajo, tienes margen para hacerlo junto con Verifactu. Más sobre el ERP en Sage 200.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿La factura electrónica obligatoria afecta a los autónomos?
Sí. Afecta a todas las facturas entre empresarios y profesionales, incluidos los autónomos. Los que no superan los 8 millones de euros de volumen de operaciones tienen de plazo hasta octubre de 2028.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
A los 12 meses de la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 (6 de octubre de 2026) para quienes superaron 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior, y a los 24 meses para el resto. Es decir, en octubre de 2027 y en octubre de 2028.
¿Sirve enviar la factura en PDF por correo electrónico?
No para las operaciones sujetas. La factura debe estar en un formato estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) que cumpla la norma europea EN 16931.
¿Es obligatorio usar la solución pública de la Agencia Tributaria?
No. Puedes usar la solución pública, que es gratuita, o una plataforma privada de intercambio. Las plataformas privadas deben enviar una copia de cada factura a la solución pública.
¿La factura electrónica sustituye a Verifactu?
No. Son obligaciones distintas y complementarias: Verifactu regula el programa con el que emites las facturas y la factura electrónica, cómo las entregas y cómo informas de su estado.
Fuentes
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (BOE)
- Real Decreto 238/2026 (BOE)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE)
- Nota informativa del Ministerio de Hacienda de 5 de octubre de 2026
Esta noticia cuenta la publicación de la norma en octubre de 2026. Para una guía permanente, con los plazos vigentes y los pasos para preparar el ERP, consulta nuestra página sobre la factura electrónica obligatoria en Sage 200.
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